Política de Tratamiento de Datos Personales y Financieros

Versión 2 - vigente desde el 1 de noviembre de 2026

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y FINANCIEROS

NAVAS AGUDELO INVERSIONES S.A.S.

Versión 2 – Vigente desde el 1 de noviembre de 2026

1. MARCO LEGAL Y OBJETIVO

La presente política se establece en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2, que compila el Decreto 1377 de 2013), la Ley 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021, y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen. Su objetivo es establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, reporte a centrales de riesgo y supresión de los datos personales y financieros tratados por NAVAS AGUDELO INVERSIONES S.A.S.

2. ALCANCE Y OBLIGATORIEDAD

Esta política aplica para toda la información personal, comercial y financiera registrada en las bases de datos de NAVAS AGUDELO INVERSIONES S.A.S., correspondiente a solicitantes de préstamos, clientes, codeudores, garantes y personas que refieren clientes, entre otros titulares. Es de obligatorio y estricto cumplimiento para la empresa, sus empleados, contratistas y terceros que actúen en su nombre.

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Razón Social: NAVAS AGUDELO INVERSIONES S.A.S.
• NIT: 901.363.261-1
• Domicilio Principal: Bogotá D.C., República de Colombia
• Dirección: Carrera 68C # 23-31, Torre 8, Apartamento 401, Bogotá D.C.
• Teléfono: 302 328 3832
• Correo Electrónico: info@navasagudeloinversiones.com

4. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

El tratamiento que realizará NAVAS AGUDELO INVERSIONES S.A.S. con la información personal, comercial y financiera de los titulares señalados en el numeral 2 consistirá en la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión y disposición final para las siguientes finalidades:

Estudio de la Solicitud y Vinculación:

• Recibir, verificar y evaluar las solicitudes de préstamo, incluida la verificación de la identidad del solicitante y de sus codeudores por medio de la copia de su documento de identidad y de los demás documentos que aporten.
• Verificar el cumplimiento de los requisitos para la originación y desembolso de préstamos o contratos de mutuo con la empresa.
• Verificar la existencia, titularidad, estado y valor de los bienes ofrecidos en garantía, consultando fuentes como el RUNT, el SIMIT y los certificados de tradición y libertad.
• Contactar a los codeudores y garantes cuyos datos de contacto entregue el solicitante, con el único fin de pedirles su propia información y su autorización.
• Registrar el nombre de la persona que refirió al titular, para fines de gestión comercial y de evaluación del riesgo.
• Cuando la empresa lo considere necesario, consultar listas restrictivas y de control nacionales e internacionales (como la lista de la Oficina de Control de Activos Extranjeros – OFAC, las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y los antecedentes de la Procuraduría General de la Nación y de la Policía Nacional), para prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo.

Gestión del Contrato y del Servicio:

• Realizar las acciones necesarias de notificación, facturación y seguimiento durante la vigencia de los contratos celebrados.
• Expedir la factura electrónica y entregar a la DIAN la información exigida por la ley, directamente o por medio de proveedores tecnológicos de facturación.
• Conformar y conservar el expediente del préstamo y de sus garantías (contrato, pagaré, carta de instrucciones, documentos de garantía y soportes) durante el término exigido por la ley.

Gestión de Cobranza:

• Desarrollar las acciones necesarias para adelantar cobros preventivos, administrativos, prejurídicos y jurídicos, directamente o a través de terceros encargados (abogados o agencias de cobranza).

Gestión de Riesgo Crediticio (Ley 1266 de 2008):

• Consultar el historial crediticio, financiero y comercial del titular en centrales de riesgo (como Datacrédito, TransUnion, Procrédito, etc.) o cualquier otro operador de información.
• Reportar a las centrales de riesgo el nacimiento, modificación, extinción y cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones contraídas con la empresa, en los términos del numeral 7.
• Evaluar el riesgo crediticio y la capacidad de endeudamiento del titular, incluida la asignación de un puntaje de riesgo interno calculado con reglas propias de la empresa a partir de información como la edad, los ingresos, la relación entre la cuota y los ingresos, el comportamiento de pago con la empresa, los codeudores y la persona que refirió al titular. Este puntaje es una herramienta de apoyo: la decisión sobre el préstamo la toma siempre una persona.

5. ENCARGADOS Y TRANSMISIÓN DE DATOS

Para cumplir las finalidades anteriores, NAVAS AGUDELO INVERSIONES S.A.S. podrá transmitir los datos personales a encargados que los traten por su cuenta, como: (i) proveedores de servicios tecnológicos de correo electrónico, almacenamiento en la nube, formularios en línea, seguridad informática y facturación electrónica; (ii) contadores y asesores; y (iii) abogados y agencias de cobranza. Algunos de estos proveedores pueden almacenar o tratar la información fuera de Colombia, incluso en países como los Estados Unidos de América.

En todos los casos la empresa exigirá que los encargados traten los datos únicamente para las finalidades autorizadas, con medidas de seguridad adecuadas y en los términos de los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (antes artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013) y, cuando se trate de una transferencia internacional, del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. NAVAS AGUDELO INVERSIONES S.A.S. no vende ni cede los datos personales a terceros para fines comerciales.

6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. NAVAS AGUDELO INVERSIONES S.A.S. informa que el titular no está obligado a suministrar datos sensibles.

La copia del documento de identidad se solicita como documento de identificación, con la finalidad de verificar la identidad del titular y prevenir la suplantación. La empresa no extrae ni procesa la fotografía ni la huella contenidas en ese documento con fines de reconocimiento biométrico.

En caso de que se requiera recolectar datos biométricos (como huellas dactilares, registro fotográfico o reconocimiento facial) para procesos de firma electrónica de pagarés o validación de identidad, se pedirá la autorización explícita y facultativa del titular, se le informará cuáles datos se recolectan y para qué, y serán tratados de manera estrictamente confidencial y con altos estándares de seguridad, exclusivamente con la finalidad de prevenir fraudes y validar la identidad en los contratos de mutuo. No autorizar el tratamiento de datos sensibles no impide que la solicitud sea estudiada.

7. REPORTE A CENTRALES DE RIESGO

El reporte de información a los operadores de información financiera y crediticia se hará únicamente con la autorización previa y expresa del titular. Antes de reportar información negativa, la empresa enviará al titular una comunicación previa, que podrá ser electrónica, para que pueda demostrar o efectuar el pago de la obligación o controvertir aspectos como su monto o su fecha de exigibilidad. El reporte solo se hará una vez transcurridos veinte (20) días calendario desde el envío de esa comunicación, en los términos del artículo 12 de la Ley 1266 de 2008. En las obligaciones iguales o inferiores al quince por ciento (15 %) de un salario mínimo mensual legal vigente, se enviarán al menos dos comunicaciones, en días diferentes, y entre la última y el reporte deberán mediar veinte (20) días calendario (parágrafo 2 del artículo 13 de la Ley 1266 de 2008, adicionado por la Ley 2157 de 2021).

La permanencia de la información negativa se rige por el artículo 13 de la Ley 1266 de 2008, modificado por el artículo 3 de la Ley 2157 de 2021. El titular puede ejercer ante la empresa y ante los operadores los derechos de consulta, actualización y rectificación previstos en esa ley.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES

Como titular de sus datos personales y financieros, usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa.
3. Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos (ej. mientras tenga un crédito vigente o un saldo pendiente con la empresa).
5. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
6. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la normatividad vigente, una vez agotado el trámite ante la empresa.
7. Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes.

9. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de Atención al Cliente de NAVAS AGUDELO INVERSIONES S.A.S. es la dependencia encargada de dar trámite a las solicitudes de los titulares. Las peticiones deberán enviarse al correo electrónico info@navasagudeloinversiones.com o por escrito a la dirección indicada en el numeral 3.

La solicitud debe contener: nombre y apellidos, número de identificación, datos de contacto (dirección, teléfono, correo), descripción detallada del derecho que desea ejercer y los documentos que soporten la solicitud (si aplica).

10. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

• Consultas: Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos (Actualización, Corrección, Supresión, Revocatoria): El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al correo electrónico o a la dirección indicados. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite directo frente a la empresa, el titular podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

NAVAS AGUDELO INVERSIONES S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre ellas: el acceso a los sistemas de la empresa solo con usuario y contraseña, el registro de las consultas y modificaciones de la información, las copias de respaldo y el cifrado de los documentos que los titulares envían por medio de los formularios en línea.

12. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE LOS DATOS

• Solicitudes no aprobadas: si una solicitud es rechazada o desistida, o el enlace del formulario vence sin completarse, sus datos y documentos se eliminarán dentro del mes siguiente. Se conservará únicamente la constancia de la autorización otorgada, como prueba del tratamiento realizado.
• Clientes, codeudores y garantes: los datos se conservarán mientras exista la relación contractual y, después de extinguidas las obligaciones, durante el término legal de conservación de los libros y papeles del comerciante (diez (10) años, artículo 60 del Código de Comercio y artículo 28 de la Ley 962 de 2005).
• Información reportada a centrales de riesgo: según los términos de la Ley 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021.

Cumplidas las finalidades y extinguidas las obligaciones legales de conservación, los datos serán eliminados.

13. VIGENCIA Y CAMBIOS DE LA POLÍTICA

La presente política (versión 2) rige a partir del 1 de noviembre de 2026 y reemplaza la versión anterior. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas, más los términos de conservación del numeral 12.

Cualquier cambio sustancial de esta política se comunicará a los titulares antes de implementarlo, por correo electrónico o en el sitio web de la empresa. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se solicitará una nueva autorización.